지난 ‘제일 컬처’를 통해 소개했던 제일러의 지식 나눔 행사, 다들 기억하시죠? 제일기획 블로그는 당시 강연자였던 김재성 프로의 저서와 기고를 종합해 앞으로 총 3회의 ‘제일러가 알려주는 프리젠테이션 꿀팁’ 시리즈를 여러분께 소개할 예정인데요.
그 첫 번째 주제는 바로 PPT 제작 편! 지난 시간 슬라이드 디자인으로 PPT 제작의 맛보기를 경험했다면 이번 편에선 도입부와 마무리 기획, 그리고 PPT 폰트 사용에 대한 원칙 등 제작에 필요한 제반 사항을 다뤄보도록 할게요!
도입부와 마무리 부분의 스토리라인 작성
여러분의 프리젠테이션 내용을 더욱 돋보이게 하는 비결. 도입부와 마무리만 신경 써도 자신의 개성을 확실히 드러낼 수 있고 청중의 이목을 더욱 집중시킬 수 있답니다.
①효과적인 도입부 작성 : 전문가의 발언 인용/전문 자료 삽입
프리젠테이션 주제에 따라, 발표자의 상상력에 따라 도입부는 얼마든지 달라질 수 있지만 효과적인 도입부 작성을 위한 일반적 방법은 분명히 존재합니다.
먼저 전문가의 발언을 인용하거나 전문 자료를 활용해 도입부를 작성해보세요. 예를 들어볼까요? ‘오늘 하루 동안, 지구 상에서 3000만 개의 프리젠테이션이 행해지고 있다.’ 란 말이 있습니다. 퍽 와닿지 않죠? 하지만 스티브 잡스의 사진과 이 문장을 함께 배치한다면? ‘권위자의 발언’이란 점을 청중에게 상기 시켜 관심을 이끌어낼 수 있겠죠?
믿을 수 있는 조사 기관이나, 해당 산업 분야 권위자의 말을 인용하는 등 ‘객관성’과 ‘신뢰성’을 가지고 있는지도 꼭 체크해보세요!
②효과적인 도입부 작성 : 명언과 속담의 활용
명언이나 속담 사용 역시 전문가의 의견 인용처럼 좋은 효과를 발휘할 수 있죠. 아래 검은 백조의 사진을 함께 볼까요?
일전에 검은 백조 사진을 제시하고 “이 강연으로 여러분은 다른 사람과 다른, 특별한 프리젠테이션을 할 수 있게 된다”고 말하며 강의를 시작한 적이 있는데요. 블랙 스완은 ‘극단적으로 예외적이어서 발생 가능성이 없어 보이지만, 일단 발생하면 엄청난 충격과 파급 효과를 가져오는 사건’이란 의미를 가지고 있죠. 단순히 “특별한 프리젠테이션 방법을 알려주겠다”고 말하는 것보다 블랙 스완 이미지와 함께 소개한 것이 더욱 효과적이었습니다.
③효과적인 도입부의 작성 : 질문을 통한 청중의 집중 유도
청중의 이목을 끌 수 있는 또 다른 방법은 바로 청중에게 질문을 던지는 겁니다. 청중과의 상호 작용을 통해 프리젠테이션을 이끌어 가고 있다는 느낌을 줄 수 있죠.
도입부에서 청중에게 질문을 하는 건 청중을 긴장시킨다는 의미기도 합니다. 여러분이 일반적인 발표장에서 청중에게 질문을 하는 순간 청중 개개인은 이 상황을 일대일의 커뮤니케이션으로 인식하게 되고, 이는 임시적으로 청중을 강제 집중시키는 힘을 가지게 됩니다. 질문 자체도 좋은 방법이지만 경품을 준비하면 청중에게 좀 더 높은 기대치를 심어줄 수 있으니 이를 활용해보는 것도 좋겠죠?
④효과적인 도입부 작성법 : 프리젠테이션 핵심 요약문
보고서나 컨설팅 형식으로 작성된 슬라이드라면 핵심 요약문을 통해 도입부에서 강력한 메시지를 전달할 수 있습니다. 흔히 ‘결론부터 말하라’는 상사의 주문에 대처하기 좋은 방법과도 같죠^^! 핵심 요약은 어떻게 작성할까요? 아래 간단한 작성 팁을 소개할게요.
위에서 소개한 팁을 섞어서 사용하면 더욱 강력한 도입부를 완성할 수 있습니다. 밋밋한 발표 사이에서 차별화된 도입부로 청중에게 한발 더 다가설 수 있겠죠?
⑤ 단발성 프리젠테이션과 시리즈형 프리젠테이션의 마무리 작성
프리젠테이션은 연속성을 기준으로 단발성과 시리즈형 프리젠테이션으로 나눌 수 있는데요. 단발성은 한 번의 프리젠테이션으로 모든 절차가 마무리 되는 것이고, 시리즈형은 시간별로 구분해 도중에 쉬는 시간을 갖고 다시 실시하는 형태를 얘기합니다.
이 두 가지 종류의 프리젠테이션 마무리엔 공통적으로 주요 내용을 요약하는 절차가 필요합니다. 어떻게? 이는 생각보다 간단한데요. 바로 여러분의 프리젠테이션의 가장 앞 부분에서 작성한 목차 부분에 대한 정리를 하면 됩니다. 대단원과 소단원별로 재정의를 하고, 마지막으로 다시 보여주는 것이 좋겠다는 부분을 결정하면 됩니다. 또한 일회성 프리젠테이션에선 인상적인 메시지를, 시리즈형 프리젠테이션에서는 다음 프리젠테이션에 대한 예고를 추가 함으로써 청중의 주목도를 높여야 한다는 점에 주목해주세요!
PPT 폰트 사용 시 반드시 알아야 할 7가지 원칙
발표자의 원활한 발표를 돕는 PPT. 보조 수단으로써 청중들이 발표에 집중할 수 있도록 기획, 제작하는 게 무엇보다 중요한데요. 김재성 프로에 따르면 특히 폰트 사용에 중요한 7가지 원칙이 있다고 합니다.
① 가독성이 최우선 요소
발표 자료에서 무엇보다 명심해야 할 점은 첫째도, 둘째도, 셋째도 명확! 바로 가독성입니다. 멋부리는 PPT 자료보단 보는 사람들의 가독성에 초점을 맞춰 제작하는 발표 자료가 여러분의 프리젠테이션을 더욱 돋보이게 한다는 사실!
② 화려한 폰트는 제목에만 허용된다
위 두 슬라이드를 비교해보세요. 세련된 이미지에 화려한 폰트를 사용한 점이 인상적이죠? 왼쪽의 슬라이드는 화려한 폰트가 세련된 이미지를 보충해주는 역할이라면, 오른쪽 슬라이드는 화려한 폰트가 이미지를 뒤덮으면서 가독성을 저해하고 있음을 알 수 있습니다. 이처럼 멋 부리는(?) 글씨는 제목 정도에 활용해 강조하고 싶은 부분을 부각시키는 데 사용하는 편이 좋습니다.
③ 귀여운 폰트? 전문성을 떨어뜨린다
전문성이 중시되는 컨설팅이나 보고서에선 멋 부리는, 예쁘거나 귀여운 폰트를 사용해선 안됩니다. 글꼴 하나로 전문성이 떨어져 보이기 때문이죠.
④ 대중적이고 가독성 높은 폰트를 사용하라
그렇다면 프리젠테이션에 적합한 폰트는 어떤 게 있을까요? 김재성 프로는 (한글 폰트로) 맑은고딕·윤고딕·윤명조를, (영문 폰트로) ARIAL, TREBUCHET MS, HELVETICA 폰트를 추천합니다. (붉게 표시된 폰트는 유료폰트이므로 사용에 주의를 요함) 위 폰트는 가독성 이외에 대개 PC에 깔린 대중화된 폰트란 점! 윤명조나 윤고딕을 활용할 때는 330, 340을 기본으로 하되, 상황에 따라 다른 굵기를 활용하는 것도 좋겠죠.
⑤ 본문 폰트 사이즈는 얼마가 적당할까?
글씨 크기 역시 중요한 요소 중 하나! 청중 앞에서 진행하는 프리젠테이션이라면 굵직하게 키워드를 노출해야겠지만 보고서나 컨설팅 프리젠테이션이라면 그럴 필요가 없겠죠. 하지만 이런 경우에도 어느 정도 큰 글씨가 좋습니다. 헤드 메시지는 최소 16pt에서 18pt, 본문은 최소 12pt에서 14pt를 활용하면 더욱 가독성이 좋아지죠.
⑥ 감성과 전문성 사이
고딕체는 획의 삐침이 없는 산세리프(sans-serif) 폰트를, 명조체는 획의 삐침이 있어 장식적 느낌을 주는 세리프(serif) 폰트를 대표합니다. 이 둘은 각각 장점이 있으니 상황에 맞게 적절히 활용해보세요. 다만 진지한 궁서체 등은 사용하지 않기를 권합니다.
⑦ 폰트의 숫자는 최대 3개로 제한하라
폰트가 많아질수록 슬라이드는 복잡해집니다. 되도록 하나의 폰트를 사용하고, 경우에 따라 한 개 정도의 폰트를 더해 가독성을 높이는 게 좋습니다. 다만 제목 등은 별도의 폰트를 활용해도 무관합니다. 이렇게 최대 3개까지의 폰트를 사용해 여러분의 발표 자료를 멋지게 제작해보세요!
지금까지 프리젠테이션을 위한 PPT 제작 꿀팁을 알아봤는데요. 평소에 생각하지 못했던 것들도 청중의 주목도와 가독성을 높이는 데 도움을 준다는 사실! 발표 자료가 더욱 여러분을 돋보이게 할 수 있도록 자신만의 스킬을 담아보는 것도 좋겠죠? 다음 편은 실제 프리젠테이션을 대비하는 연습 노하우에 대해 소개할 예정입니다. 여러분의 많은 기대 부탁드릴게요! ^^
* 더 자세한 내용은 제일기획 김재성 프로의 브런치와 저서 퍼펙트 프리젠테이션 시즌2를 참고해주세요!
